Ustawa o dostępności cyfrowej – publikowanie oficjalnych dokumentów

Bardzo często na stronie internetowej publikujecie Państwo oficjalne dokumenty, lub wysyłacie je w korespondencji elektronicznej. Jak robić to zgodnie z ustawą o dostępności cyfrowej?

W skrócie:

Pamiętajmy, że o ważności dokumentu świadczy już sam fakt jego publikacji w Państwa serwisie. Dlatego, zamiast umieszczać skany oficjalnych pism z pieczęciami i podpisami w postaci plików PDF lub obrazów, przygotujcie Państwo treść tych dokumentów w formie zwykłego tekstu, który będzie poprawnie odczytywany przez technologie wspomagające. Ułatwieniem w przygotowaniu treści mogą być programy do rozpoznawania tekstu (OCR). Możecie Państwo także sięgnąć do źródła dokumentu, z którego został on wydrukowany.

Najlepszą formą będzie publikacja tego tekstu wprost na stronie w formie wpisu czy artykułu. W przypadku dłuższych tekstów najlepiej umieścić na stronie link do dokumentu MS Word zapisanego jako DOCX. Alternatywą może być dokument PDF zawierający warstwę tekstową.

Ważne!

Jeśli już koniecznie musicie Państwo umieścić na stronie internetowej, lub wysłać w wiadomości e-mail skan dokumentu, to absolutnie, zawsze powinna dodatkowo zostać opublikowana jego wersja tekstowa, o której pisano powyżej.

Bardzo dobrze wyjaśnia to zagadnienie artykuł Adama Pietrasiewicza opublikowany w oficjalnym portalu gov.pl, który cytujemy w całości:

Czy trzeba publikować skany?

Problemy dostępności cyfrowej są różnorodne. Dotyczą samych stron internetowych jak i dokumentów, które są na tych stronach publikowane, a w szczególności tych „najważniejszych”, z podpisami i pieczęciami.

Wśród wielu urzędników panuje przekonanie, że są sytuacje, w których konieczne jest opublikowanie na stronie www, najczęściej w BIPie, skanu będącego obrazem wydrukowanego dokumentu tylko dlatego, że zawiera on pieczątkę i podpis kogoś bardzo ważnego. Aby zachować pewność publikuje się to zazwyczaj w formie pliku PDF, bo „jak wiadomo” pliku w tym formacie nie da się zmienić.

Jest to absolutnie powszechna praktyka w polskich urzędach, a przekonanie o obowiązku takiego właśnie publikowania dokumentów jest głęboko zakorzeniona w świadomości urzędników. Trudno znaleźć specjalistę od zamówień publicznych, który odważyłby się opublikować protokół bez odpowiednich podpisów i pieczątek komisji przetargowej. Prowadzi to oczywiście do pojawienia się poważnych problemów związanych z dostępnością cyfrową, problemów, których w ogóle nie powinno być. Problemów dlatego, że taki skan jest całkowicie niedostępny cyfrowo.

Nie ma prawnego obowiązku publikowania skanów – obrazów dokumentów!

Nie ma w polskim prawie przepisu nakazującego publikowanie takich obrazów dokumentów przez urząd. Nikt nie wymaga publikowania skanów, tylko dlatego, że na papierowej wersji został złożony podpis i została przybita pieczątka. Należy pamiętać, że już sam fakt, że COKOLWIEK zostało opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu, oznacza, że zostało to opublikowane przez ten urząd. Jest to automatycznie dokument urzędowy.

Ponadto należy mieć na uwadze, że wystarczy w dowolnej wyszukiwarce internetowej wpisać: „program do edycji pdf”, aby znaleźć dziesiątki programów, za pomocą których w kilka minut można podmienić zawartość takiego skanu, wymazać, czy zmienić podpis, pieczątkę oraz dowolną, inną część dokumentu. Publikowanie w formacie PDF nie jest żadnym zabezpieczeniem i niczego nie gwarantuje!

Jak w takim razie publikować dokumenty zgodnie z prawem?

Aby opublikować na stronie internetowej dokument w sposób zgodny z prawem, należy go najpierw przygotować w sposób dostępny cyfrowo. Na stronie „Tworzenie dostępnych plików tekstowych w edytorze MS Word” opublikowaliśmy zestaw wskazówek jak to zrobić. Na końcu takiego dokumentu wystarczy napisa,ć kto go podpisał. A następnie należy opublikować ten dokument w formacie edytowalnym, czyli, jeśli używamy najbardziej rozpowszechnionego edytora tekstu: „*.docx„.

W takim przypadku mamy pewność, że dokument będzie w pełni dostępny dla wszystkich użytkowników, a co za tym idzie zgodny z prawem. Jego waga urzędowa nie będzie przez to mniejsza – dokument znajdzie się na stronie urzędu, więc nie będzie wątpliwości co do tego, kto go tam umieścił i od kogo pochodzi. Urząd jest odpowiedzialny za całość treści opublikowanej na swojej stronie, bez względu na to, czy jest tam obraz pieczątki, czy nie! Urząd jest też odpowiedzialny za publikowanie treści w sposób dostepny cyfrowo, i w odróżnieniu od kwestii publikowania obrazów pieczątek i podpisów, tutaj jest jednoznaczny przepis prawny, w dodatku niosący zagrożenie realną sankcją.

Jesli jednak nadal ktoś w urzędzie będzie domagał się umieszczenia skanu z pieczątką i podpisem, w formacie PDF, to można DODATKOWO taki skan zamieścić, podając jednoznaczną informację, że jest to obraz dokumentu w formie graficznej odwzorowujący dokument oryginalny. To dla tych, którzy wierzą w większą wagę prawną takiego rozwiązania.

25.09.2020 Adam Pietrasiewicz